SUKOHARJO – Di era digital ini, penggunaan teknologi telah merambah ke seluruh lapisan masyarakat. Baik itu dalam bidang pendidikan, di kalangan keluarga, maupun di lingkungan terkecil seperti di suatu kelurahan ataupun di organisasi desa seperti halnya Karang Taruna. Karang Taruna sendiri merupakan organisasi kepemudaan yang berperan aktif dalam pembangunan dan pemberdayaan masyarakat. Sebagai organisasi tersebut, mereka memiliki banyak dokumen dan data yang perlu diarsipkan dengan baik, seperti laporan kegiatan, daftar anggota, proposal proyek, dan lain sebagainya. Seiring dengan perkembangan teknologi, digitalisasi arsip dianggap sebagai solusi yang tepat untuk mengatasi masalah keberlanjutan dan efisiensi pengelolaan arsip. Melalui digitalisasi arsip, Karang Taruna Desa Kamal akan mengubah dokumen-dokumen fisik menjadi bentuk digital yang dapat diakses dan dicari dengan mudah melalui komputer atau perangkat elektronik lainnya. Proses digitalisasi ini melibatkan pemindaian dan pengorganisasian dokumen-dokumen tersebut, sehingga nantinya semua dokumen akan tersimpan dalam format digital yang teratur dan mudah diakses.
Langkah ini diambil untuk meningkatkan efisiensi dan kemudahan dalam mengelola arsip-arsip penting yang dimiliki oleh Karang Taruna. Pada Rabu (26/7/2023), Pendopo Balai Desa Kamal dipenuhi oleh anggota Karang Taruna Desa Kamal “Ganesha Putra” yang antusias untuk mengikuti pelatihan tersebut. Kegiatan yang dilaksanakan oleh Rika Vrindia Perdana dari Jurusan Ilmu Sejarah sebagai Mahasiswa Tim II KKN Universitas Diponegoro 2023 sebagai bentuk program keilmuan. Kegiatan program ini dilaksanakan setelah acara rapat internal Karang Taruna Desa Kamal. Dalam program ini, berusaha untuk memberikan informasi mengenai manfaat utama dari digitalisasi arsip ini adalah efisiensi dalam penemuan informasi. Dalam sistem arsip fisik konvensional, proses mencari dokumen tertentu bisa memakan waktu yang cukup lama. Namun, dengan adanya arsip digital yang tertata dengan rapi dan dilengkapi dengan fitur pencarian, anggota Karang Taruna Desa Kamal dapat dengan cepat menemukan dokumen yang mereka butuhkan. Hal ini akan sangat mempermudah mereka dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sebagai anggota organisasi.
Selanjutnya, digitalisasi arsip juga memberikan tingkat keamanan dan keberlanjutan yang lebih baik. Dokumen-dokumen digital tidak akan mudah rusak atau hilang seperti halnya arsip fisik yang rentan terhadap kerusakan akibat kelembaban, serangan hewan, atau kebakaran. Dengan melakukan backup secara teratur, Karang Taruna Desa Kamal dapat memastikan bahwa arsip digital mereka aman dan tetap tersedia meskipun terjadi bencana atau kejadian tak terduga. Bapak Agus selaku Ketua Karang Taruna Desa Kamal sangat mendukung langkah digitalisasi ini, karena mereka menyadari pentingnya pengelolaan arsip yang efisien dan modern. Digitalisasi juga sejalan dengan upaya untuk mempercepat transformasi digital di seluruh sektor pelayanan publik. Selain itu, proses digitalisasi arsip juga dapat mengurangi penggunaan kertas secara signifikan, yang pada akhirnya membantu menjaga lingkungan. Dalam implementasi digitalisasi ini, Rika Vrindia Perdana Mahasiswa Tim II KKN Universitas Diponegoro melakukan manajemen arsip digital secara sederhana melalui penyimpanan Google Drive sebagai percontohan aplikasi khusus kearsipan, agar anggota Karang Taruna Desa Kamal dapat dengan mudah mengakses dan mencari dokumen yang diperlukan.
Para anggota Karang Taruna Desa Kamal mendapatkan pemahaman mendalam tentang bagaimana menyusun dan mengategorikan dokumen, serta cara menjaga keamanan dan kerahasiaan data. Dengan memberikan pelatihan kepada anggota Karang Taruna untuk mengelola dan menggunakan sistem arsip digital ini dengan baik. Diharapkan, dengan adanya sistem arsip digital ini, pengelolaan arsip Karang Taruna Desa Kamal akan semakin efisien dan transparan. Salah satu anggota Karang Taruna Desa Kamal Bapak Rosyid, mengungkapkan kegembiraannya atas kesempatan ini. “Sebagai Sekretaris Karang Taruna, saya seringkali diberikan tugas untuk mengurus berbagai dokumen dan administrasi. Dengan adanya pelatihan ini, saya dan anggota lainnya merasa lebih siap dalam menghadapi tantangan digitalisasi. Sekarang, dapat mengelola arsip dengan lebih efisien dan menjaga integritas data dengan baik,” ungkapnya.
Selain itu, program ini juga memberikan anggota Karang Taruna kesempatan untuk bersaing di era digital yang semakin berkembang. Dengan memiliki keterampilan digitalisasi dan kemampuan mengelola arsip, mereka memiliki keunggulan dalam mengelola informasi dan memenuhi kebutuhan anggota.
Luaran dari program keilmuan ini adalah dengan menyusun buku panduan pentingnya digitalisasi arsip dengan dua versi yaitu flipbook dan booklet yang diberikan ke Karang Taruna Desa Kamal. Program keilmuan yang dilaksanakan Tim II KKN Universitas Diponegoro yaitu program pelatihan digitalisasi kearsipan ini tidak hanya memberikan manfaat bagi anggota Karang Taruna Desa Kamal “Ganesha Putra” sendiri, tetapi juga mendorong pengembangan desa secara keseluruhan. Selain itu, diharapkan pula bahwa langkah ini dapat menjadi contoh bagi organisasi kepemudaan lainnya dalam memanfaatkan kemajuan teknologi untuk meningkatkan kinerja dan pelayanan kepada masyarakat. Digitalisasi arsip menjadi solusi terbaik untuk mengatasi permasalahan pengelolaan arsip yang konvensional. Karang Taruna Desa Kamal telah menunjukkan inisiatif yang luar biasa dalam mengadopsi teknologi ini, dan diharapkan langkah ini dapat memberikan manfaat jangka panjang bagi pembangunan desa dan kesejahteraan masyarakat. (Rika Vrindia Perdana dan Bogi Budi Jayanto)
